【図解】SharePointをエクスプローラーで開く・同期する方法！ファイルサーバー感覚で業務効率化

「Microsoft 365を導入したけれど、現場から『SharePointは使いにくい』『前のファイルサーバーに戻してほしい』という声が上がって困っている……」

もし、あなたがそのようなお悩みを抱えているなら、解決策は意外とシンプルかもしれません。

Webブラウザ上で操作するSharePointは、従来のフォルダ階層に慣れ親しんだ社員にとってはハードルが高いものです。しかし、SharePointとWindowsのエクスプローラーを同期させてしまえば、これまで通りの「ファイルサーバー感覚」で操作が可能になります。

本記事では、SharePoint上のファイルをエクスプローラーで開き、スムーズに編集・閲覧するための設定手順を、実際の画面キャプチャ付きで解説します。

この記事のポイント：

多くの企業でMicrosoft 365の導入が進む一方、現場では「ファイルを探すのに時間がかかる」「Web版だと動作が遅い」といった不満が蓄積されがちです。

情報システム部門としては、脱ファイルサーバーやクラウド化を推進したいものの、ユーザビリティが低下しては本末転倒です。そこで有効なのが、SharePointのドキュメントライブラリをエクスプローラーと同期させる方法です。

エクスプローラー同期による3つのメリット
 

1.直感的な操作性：従来の「Zドライブ」などのネットワークドライブと同じ感覚で、クリックやドラッグ＆ドロップができます。

2.アプリから直接保存：ExcelやWordはもちろん、SharePointに保存できるデータは、ローカル保存と同じ手順でクラウドへ保存できます。

3.オフラインアクセスの制御：必要なファイルだけをPC上に同期し、その他はクラウド上に置く（オンデマンド）ことで、PCの容量を圧迫せずに大量のデータを扱えます。
 

これは、新しいツールの操作を覚えることに抵抗がある社員にとって、最も効果的な「利用促進策」となります。

それでは、具体的にSharePointのエクスプローラー同期を行う手順を解説します。所要時間は1〜2分程度です。

※本設定にはOneDriveアプリがPCにインストールされている必要があります（Windows 10/11には標準搭載されています）。
 

手順1：同期したいドキュメントライブラリを開く

まず、Teamsの「ファイル」タブ、またはSharePointのドキュメントライブラリをWebブラウザで開きます。

上部のメニューバーにある「同期」ボタンをクリックしてください。

手順2：同期の許可を行う

ブラウザの上部にポップアップが表示されます。「Microsoft OneDrive を開こうとしています」というメッセージが表示されたら、「開く」をクリックします。

★Point：「常に許可する」にチェックを入れておくと、次回以降スムーズに同期設定が可能です。

手順3：OneDriveのセットアップ（初回のみ）

もしPC上でOneDriveのセットアップが完了していない場合、サインイン画面が表示されます。Microsoft 365のアカウントを入力し、セットアップを完了させてください。すでにOneDriveを利用中の場合は、この手順はスキップされ、自動的に同期が開始されます。

手順4：エクスプローラーで確認する

設定が完了すると、Windowsのエクスプローラー左側のナビゲーションウィンドウに、会社名のアイコン（例：株式会社スノーピークビジネスソリューションズ）が追加されます。

その中に、同期したSharePointのフォルダが表示されていれば設定完了です。

これで、Webブラウザを開くことなく、いつものエクスプローラー上からSharePoint内のファイルを直接編集・保存できるようになりました。

非常に便利な機能ですが、全社展開する際には情報システム部門としていくつか注意すべき点があります。
 

1. 「ショートカットの追加」と「同期」の違い

最近のSharePointには「OneDriveへのショートカット追加」という機能もあります。「同期」は特定のライブラリをPCにマッピングするのに対し、「ショートカット」は自分のOneDrive内にリンクを作成します。

混同するとファイル管理が複雑になるため、全社的なファイルサーバー代わりとして使う場合は、今回紹介した「同期」で統一する運用をおすすめします。
 

2. ファイル名やパスの長さに注意

エクスプローラーで扱う場合、Windowsのシステム制限（パスの長さ制限など）の影響を受けます。深い階層構造や、極端に長いファイル名はエラーの原因になるため、移行時にフォルダ構成の見直し（フラット化）を行うのが理想的です。
 

3. ハードディスク容量の管理

同期したファイルがすべてPCにダウンロードされると、PCのストレージがすぐに一杯になってしまいます。

Windowsの「ファイルオンデマンド」機能が有効になっていることを確認してください。これにより、ファイルの実体はクラウドにあり、使う時だけダウンロードされるため、ディスク容量を圧迫しません。

（エクスプローラー上で、雲のマークが付いている状態であればオンデマンド機能が有効です）

▼ ファイルオンデマンドのステータス説明

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