【Microsoft Forms】QRコードを素早く作成！セミナーや社内アンケート集計を効率化する方法

「せっかく開催したセミナーなのに、アンケートの回答率が悪い」
「紙のアンケート結果をExcelに手入力する作業だけで、部下の貴重な時間が奪われている……」
社内の業務として、このような非効率な業務フローに頭を抱えてはいませんか？

依然として「紙」や「手入力」の文化が根強く残っている企業様も多く、これがDX（デジタルトランスフォーメーション）のボトルネックとなっているケースが少なくありません。

もし、普段お使いのMicrosoft 365に標準搭載されているMicrosoft Formsを使えば、こうした悩みは一瞬で解決します。

本記事では、IT担当者なら絶対に押さえておきたい「Microsoft FormsでのQRコード作成手順」を、実際の画面を見ながら3ステップで解説します。

この記事のポイント：

「QRコードなんて、無料の生成サイトで作ればいいのでは？」

そう思われるかもしれませんが、企業のセキュリティ担当者としてはおすすめできません。無料サイトの中には、アクセス解析のためにトラッキングを行っていたり、リンクの有効期限が短かったり、最悪の場合は誘導先が改ざんされるリスクもゼロではありません。
 

Microsoft 365環境下のMicrosoft FormsでQRコード作成を行うメリットは以下の3点です。
 

１.セキュリティ：社内のMicrosoft 365テナント内で完結するため、情報漏洩リスクを最小化できる。
 

２.コストゼロ：既にあるライセンスで利用できるため、追加予算が不要。
 

３.データ連携：集計結果が自動でExcelやSharePointに蓄積され、分析が容易。
 

それでは、具体的な作成手順を見ていきましょう。

今回は、「外部向けセミナーのアンケート」を作成し、その場でQRコードを発行する流れを実演します。
 

ステップ1：新しいフォームの作成
 

まず、Microsoft 365のメニューから「Forms」を開きます。

画面左上にある「新しいフォーム」をクリックしてください。

ステップ2：設問の追加（クイックスタート）
 

タイトル（例：セミナーアンケート）を入力すると、AIが自動的に適した設問を提案してくれる「クイックスタート」機能が表示されることがあります。
 

もちろん、手動で追加することも可能です。

・選択肢：満足度（大変満足～不満）などに使用
・テキスト：自由記述の感想に使用
・日付：生年月日や希望日程などに使用
 

直感的な操作でパーツを選ぶだけなので、マニュアル不要で誰でも作成できます。これが「社内へのツール浸透」を進める上での大きな強みです。

ステップ3：回答設定とQRコードのダウンロード
 

設問ができたら、いよいよQRコード作成です。ここが最も重要なポイントです。

画面右上の「回答を収集」ボタンをクリックします。

★【重要】外部向けセミナーの場合の設定

画像をよくご覧ください。デフォルトでは「組織内のユーザーのみ」になっている場合があります。外部の方に回答してもらう場合は、一番上の「すべてのユーザーが回答可能」を選択してください。これを選択しないと、QRコードを読み取ってもログイン画面が表示され、回答できません。
 

設定変更後、緑色のアイコンの中にある「QRコードのマーク」をクリックすると、その場で専用のQRコードが生成されます。
あとは右下の「ダウンロード」ボタンを押すだけ。この画像ファイルを、セミナーの配布資料やPowerPointのスライドに貼り付ければ完了です。

単に「アンケートが作れる」だけではありません。
FormsのQRコード活用は、情報システム部門が目指す「業務効率化」と「セキュリティ強化」に直結します。
 

1. 転記作業の廃止とリアルタイム集計

紙のアンケート回収後、総務や営業アシスタントが手入力していた時間は「ゼロ」になります。回答された瞬間にグラフ化されるため、セミナー終了直後の反省会で、すぐに顧客満足度を共有できます。これにより、意思決定のスピードが劇的に向上します。
 

2. シャドーITの防止

「手軽だから」という理由で、社員が勝手にセキュリティ基準の低い無料ツールを使ってしまう「シャドーIT」。IT部門として、公式に「Formsを使えば安全かつ簡単にQRコードが作れる」とアナウンスすることで、社員のリスクある行動を自然に抑止できます。
 

3. モバイル対応による回答率向上

Microsoft Formsはスマホやタブレットに最適化されています。PCを開くのが面倒な現場社員や、移動中の営業担当者でも、QRコードを読み取るだけでサクサク回答できるため、社内アンケートの回答率も大幅に改善します。

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