私たちのMicrosoft 365導入・定着ストーリー Vol.2

「社員である前に、キャンパーであれ」。スノーピークが大切にしている言葉です。自らがユーザーとなり、「心からほしいと思ったものをつくる」という考えの元、製品開発を行なっています。

私たちスノーピークビジネスソリューションズ（以下、SPBS）は、マイクロソフト認定パートナーとしてこれまでに200社以上の企業へMicrosoft 365の導入・定着支援を行なってきました。その背景にはまさに自らがユーザーとなり、Microsoft 365の利活用によって組織変革を遂げてきた過去があります。

今回のコラムでは、私たち自身がMicrosoft 365を導入し、定着させてきたストーリーと、自ら実践しているMicrosoft 365活用事例をご紹介します。

“組織”をよりよくするというミッションステートメントに共感

SPBSは2016年にスノーピークの子会社として誕生しました。その前身は1999年に設立したITコンサルティング会社です。私たちは、まだSPBSになる以前の2013年頃から、Microsoft 365（当時はOffice365）を導入し、社内で活用してきました。

2014年はクラウド商材が各社から出揃い、激しくシェアを競っていましたが、私たちはMicrosoft 365がこれからビジネスシーンでシェアを拡大していくだろうと考えていました。その根拠は、マイクロソフトのミッションステートメントにあります。

2014年2月に米マイクロソフトのCEOに就任したサティア・ナデラ氏は、就任してすぐ、「地球上のすべての個人とすべての組織が、より多くのことを達成できるようにする」という新たなミッションステートメントを掲げました。個人だけでなく、“組織”と明言したところがポイントです。組織・企業向けのサービスに本気を出すという気概と、世の中の組織・企業をよくしたいという思いに私たちは共感をしました。そして、組織をよりよくするためのソリューションとしてMicrosoft365を扱い、自らも徹底的に活用していくことを決めました。

当時のMicrosoft 365は、サービスとしてはまだ未熟なところもありましが、クラウドサービスとは進化し続けるものです。現時点での機能を単純に比較するのではなく、そのサービスがどんな理念をもち、どういう方向性でアップデートしていく方針かを知ることが重要です。その意味で、「地球上のすべての組織がより多くのことを達成できるようにする」と明言した考え方には、明るい未来が見えました。

フリーアドレス、ペーパーレス、リモートワークなどを徐々に導入

SPBSのオフィスは、今でこそスノーピーク製品や自然の要素を取り入れたキャンピングオフィスになっていますが、Microsoft 365を取り入れた当時は、オフィス家具のデスクとチェアが並び、書類が積まれたごく普通のオフィスでした。

そこで、まずはフリーアドレスから導入することにしました。もちろん、最初からスムーズに移行できたわけではありません。ただ、SPBSには「人間の特性を捉えて楽しみながら仕組み化する」カルチャーがあり、今回もゲーミフィケーションを取り入れた仕掛けづくりをしました。例えば、出退勤システムに今日座る席をランダム表示させるシステムを仕込みました。そうすると、毎日違う席に座ることがルーティーン化され、フリーアドレスが定着されるようになりました。そうしているうちに、「今日は資料作成をするから集中できるあの席に座ろう」、「午後はアイデアを出したいからあっちの席に座ろう」と、それぞれが工夫してフリーアドレスを活用できるようになっていきました。

フリーアドレスは定着しましたが、それでもまだMicrosoft 365の機能を活用する人はあまりいませんでした。メンバーがそれほど多くなく、みんな一つのフロアで仕事をしていたからです。そこで、あえて別のフロアで仕事をして、チャットで連絡を取り合ったり、資料を共有したりしました。そうすると、みんなMicrosoft 365の便利さに気づきます。

さらに、当時はちょうどライフステージが変わるメンバーが多く、働き方改革の必要性が高まっていた時期でもありました。あるメンバーは家庭を持ち、またあるメンバーは子どもが生まれ、「出社しないと仕事ができない」から「どこでも働ける体制」へのシフトに挑戦することになりました。

それからは、徐々にリモートワークや在宅勤務を実施し、Microsoft 365を活用して連携をとりながら問題なく働ける状態をつくっていきました。SPBSには以前からノウハウを共有する文化があり、Microsoft 365活用のノウハウを互いに共有したり、リモートワークや在宅勤務がうまくいくコツを共有したりしたことが、定着につながっていったのだと思います。

今では弊社社員は岡崎本社や東京オフィス、名古屋ショールーム、そして在宅勤務など、さまざまな拠点のどこで働くかを自ら選択し、場所に捉われない自由な働き方を実現しています。

Microsoft 365を利活用し、組織力を高める

私たちは2014年頃からMicrosoft365の活用をはじめ、サービスがアップデートする度に、さらなる利活用の方法を模索し、組織力を高めてきました。私たちが社内で実践しているMicrosoft365活用事例の一部をご紹介します。

01：Teams
弊社には現場に出ているスタッフも多くいます。そのため、すべての会議に必ずURLを発行し、その場にいないメンバーでも会議への参加や情報共有がしやすい環境を整えています。出張中の上司が、移動をしながらメンバーが行っている会議の音声を聞いて参加していることはよくあります。
ときには、お客様との商談にもお客様に許可をいただいた上でURLを発行し、現場にいる営業担当者の上司がオンラインで、お客様への提案をサポートすることもあります。

02 ：Forms
Formsは簡単にアンケートや投票を作成し、集計結果まで表示できるツールです。顧客にアンケートを取る際などに便利なツールとして使われており、私たちもイベントや展示会などで活用しています。
意外な使い方としては、バックオフィスのメンバーが頻繁にFormsを活用し、社内の問題解決や改善に役立てています。社内改善プロジェクトについてフィードバックをもらったり、社内で行う事業報告会で質問を受け付け、全員に回答をしたり。他にも、社員旅行や懇親会等の企画をするときに、ボトムアップで意見を広く集めて企画に反映しています。

03 ：Viva Engage
Viva Engage（旧Yammer）は社内SNSのようなもので、弊社では事業部ごとにグループを作り、週報を各自が投稿しています。単に一週間の業務内容を報告するだけでなく、自分が得た気づきなどを共有し、それに対してメンバーがコメントするなどして活発にやりとりしています。そうすることで、Viva Engageの中にノウハウが蓄積されていきます。
さらに、社内の誰でも参加できるグループをつくり、日常で起こった出来事を共有するようにしています。みんな、「面白い出来事をその場にいないメンバーにも共有したい」というスタンスで自由に投稿していて、このグループ投稿を見れば、弊社の社風をすぐに理解してもらえると思います。自由に投稿できる場があることで、社内SNSが活気づき、良好な人間関係を築く一助にもなっています。

Microsoft 365の導入は企業の成長戦略のひとつ

いかがだったでしょうか。

私たちは、Microsoft365を導入したことで少しずつ自由な働き方を獲得し、社内のコミュニケーションを活性化させてきました。これらは私たちの活用事例であり、全ての組織に最適というわけではありません。業種や規模、社風、企業の目指すビジョンによって、働き方もMicrosoft365の利活用の仕方も異なります。私たちは、お客様と対話をして現場の納得感、ワクワクを大切に、それぞれの組織に合ったMicrosoft365の利活用を共に考えるコンサルティングを行っています。

私たちは、数あるクラウドツールの中でもMicrosoft 365に特化して支援を行ってきました。
だからこそ、導入前の検討・設計から、移行、運用、社内への定着まで、企業が「つまずきやすいポイント」を熟知しています。

【例えば、こんなご相談をよくいただきます】

10年以上・350社以上の導入実績をもとに、貴社の課題に寄り添った最適な運用方法をご提案します。

「まずは現状のモヤモヤを聞いてほしい」といった些細なご相談でも構いません。ぜひお気軽にお声がけください。