「社員から『Outlookのメール容量がいっぱいになった』と連絡が来た」
——そんな経験はありませんか？
業務でメールを使用しているうちに、いつの間にかメールボックス容量を圧迫して「Outlookのメール容量がいっぱいになってしまった」というケースも少なくありません。
メールボックス容量を増やすため、Exchange Online Plan 2を契約している企業もいるのではないでしょうか。
実は、既存の一部ライセンスではメールボックス容量が100GBへ拡張されています。
この記事では、メール容量拡張の対象ライセンスや、Exchange Online Plan 2を見直す際の判断ポイントについて解説します。
- Business系ライセンスではメールボックス容量拡張の対象となる場合がある
- 容量拡張を目的にExchange Online Plan 2の契約をしているなら見直し対象の可能性あり
- ライセンスコスト削減の前に、利用している機能の確認をする
Outlookメール容量の基本
Outlookのメール容量は、Exchange Onlineのメールボックス容量によって決まります。
容量上限に近づくと警告通知が表示され、上限に達するとメールの送受信に影響が発生する場合があります。
従来、中小企業でよく利用されているBusiness系ライセンスでは、メールボックス容量は50GBが基本でした。
- メールを削除したくない
- 添付ファイル付きのメールが多い
- 長期間保管する必要がある
といった理由から、メール容量を拡張する手段として、Exchange Online Plan 2を契約しているケースもあります。
メール容量拡張の対象ライセンス
Microsoftは2026年の価格・パッケージ更新において、以下のライセンスへ「+50GB email」を追加すると案内しています。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
上記の対象ライセンスでは、2026年夏から順次「+50GB email」の追加が展開されており、反映後はメールボックス容量が100GB相当となります。
また、弊社でもMicrosoft 365 Business Premiumのライセンスを利用していますが、実際にメールボックス容量が100GBになっていることを確認しています。
▼Business Premiumライセンスを付与したユーザーのメールボックス容量（弊社テナント）
※反映状況はテナントによって異なる場合があるため、自社環境で確認することをおすすめします。
Exchange Online Plan 2を解約する前に確認したいこと
メール容量の拡張を目的にExchange Online Plan 2を契約している場合、利用状況を確認することでライセンス費用を削減できる可能性もあります。
ただし、「100GBに増えたから解約」とだけ判断するのはリスクがあります。
Exchange Online Plan 2には容量以外の機能も含まれています。
慎重な検討が必要なケース
- オンラインアーカイブを利用している
- 長期保存が必要
- 監査・法令対応が必要
容量だけを見て判断すると、運用に必要な機能まで失ってしまう可能性があります。
ライセンス見直しで確認したいポイント
Microsoft 365は継続的に機能追加や価格改定が行われています。本コラムで紹介した「メール容量拡張」もその一例です。
現在契約しているライセンスについて、「過去に契約したものをそのまま更新し続けているため、このライセンスを使っている理由はよく分からない」という企業も少なくありません。
特に中小企業では、担当者変更や引き継ぎの中でライセンス契約の背景が分からなくなっているケースもよくあります。こうした機会に一度棚卸ししてみることをおすすめします。
弊社ではMicrosoft 365の導入支援だけでなく、ライセンス診断や活用支援も実施していますのでお気軽にお問い合わせください。
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よくある質問（FAQ）
- Q今使っているMicrosoft 365 Business Standardは100GBになりますか？
- A
はい。MicrosoftはBusiness Standardへの「+50GB email」の追加を案内しています。反映後は100GB相当のメールボックス容量となる予定です。反映状況はテナントごとに異なります。
- Qメール容量が拡張されているなら、Exchange Online Plan 2は解約しても大丈夫ですか？
- A
容量拡張だけを目的に契約しているのであれば、解約しても問題ないケースはあります。
アーカイブや保持機能など、社内の利用状況を確認してから判断しましょう。
- Qライセンスの見直しはどれくらいの頻度で行うべきですか？
- A
Microsoft 365は継続的に機能追加や価格改定が行われています。
契約更新のタイミングや年に一度は見直すことをおすすめします。
まとめ
- 一部のBusiness系ライセンスは100GBメールボックスへ拡張
- 容量目的のExchange Online Plan 2は不要になる可能性あり
- 解約前にアーカイブや保持機能を確認
- ライセンス最適化がコスト削減の第一歩
メール容量の拡張により、一部企業ではExchange Online Plan 2の契約を見直せる可能性が出てきました。
一方で、Microsoft 365は継続的にライセンス内容や機能が更新されるため、自社だけで最新情報を追い続けるのは簡単ではありません。
ライセンス最適化やコスト削減に取り組みたい場合は、Microsoft 365の専門家と一緒に現状を確認し、自社に最適な構成を検討してみてはいかがでしょうか。
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