メールボックスの容量がいっぱいだと、どんな影響がありますか？

上限に達すると、新しいメールの送受信ができなくなります。業務が止まる前に管理センターで逼迫しそうなユーザーを確認しておくのがおすすめです。

メールを削除すると、すぐに容量が空きますか？

すぐには空きません。「削除済みアイテム」に残っている間は容量を消費します。削除済みアイテムからも消えることでメール容量が空きます。

設定手順や保持ポリシーの設計などの詳細は、別記事で改めて解説する予定です。本記事では、本体容量を圧迫せず過去メールを保持できる仕組みである点を押さえておきましょう。

上限に達すると、新しいメールの送受信ができなくなります。 業務が止まる前に管理センターで逼迫しそうなユーザーを確認しておくのがおすすめです。

すぐには空きません。 「削除済みアイテム」に残っている間は容量を消費します。 削除済みアイテムからも消えることでメール容量が空きます。

設定手順や保持ポリシーの設計などの詳細は、 別記事で改めて解説する予定です。 本記事では、本体容量を圧迫せず過去メールを保持できる仕組みである点を押さえておきましょう。

「社員から”メールを送信できない”という問い合わせが増えた」
——Microsoft 365を運用するIT担当者なら、ヒヤッとする場面ではないでしょうか。

原因の一つとして、メールボックスの容量オーバーが考えられます。
メールボックスの容量が上限に到達したことでメール送受信が止まり、業務も止まってしまう。これは避けなくてはいけません。

契約しているライセンスのメールボックスの容量はどのくらいか？
その容量のうち、現時点でどのくらい消費しているのか？
確認する方法を把握していますでしょうか。

本記事では、Outlookのメール容量の上限から確認方法、不足したときの対処法までを、IT担当者目線で整理します。

この記事のポイント：

まず押さえるべきは「契約しているライセンスのメールボックス容量の上限」です。
メールボックスの容量とは、受信・送信・予定表などを保存できる総量のことで、上限は契約ライセンスによって異なります。

中小企業で利用されることの多いMicrosoft 365 Business系や、大企業で利用されることの多いEnterprise系ライセンスでは、50GBまたは100GBが目安になります。

▼主要なライセンスとメールボックス容量

中小企業で導入が多いBusiness Basic／Standardは50GBが基本です。
まずは自社で契約しているライセンスのメールボックス容量を確認しましょう。

自分のメールボックスの容量を知りたい場合は、各Outlookアプリから確認することができます。

Microsoft 365管理者として各ユーザーのメールボックスの容量を把握したい場合は、管理センターから確認することができます。

メールボックスの容量を消費するものは受信メールだけではない、という点にも注意が必要です。

■容量としてカウントされるアイテム

特に、削除したつもりのメールも「削除済みアイテム」として一定期間は容量を消費し続けます。
「削除したのに空かない…」はこのためです。必要に応じて削除済みアイテムも整理をしましょう。

容量がいっぱいになった場合、不要メールの削除から始めて、足りなければアーカイブやライセンス見直しへと進むのが基本です。

不要メールの削除：大容量の添付メールやメルマガを削除し、削除済みアイテムも整理します。一時対応として有効です。
インプレースアーカイブ：インプレースアーカイブとは、メインとは別の保管領域に過去メールを移す仕組みです。正しく設定をすれば、メール容量を圧迫せずにメールを保持することができます。
※インプレースアーカイブについては別途解説予定です
ライセンス見直し（根本解決）：Exchange Online Plan 2など、よりメールボックスの容量が大きいライセンスに変更します。メールの多いメンバーだけを対象にすることで、全社一律よりもコストを下げることができます。