「SharePointに保存していたファイルが消えた」「間違って削除してしまったが、どこから戻せばいいかわからない」
このような問い合わせは、中小企業のIT担当者様によく寄せられます。

特に兼任でIT管理を行っている担当者の場合、SharePointのごみ箱の仕組みを詳しく把握していないことも少なくありません。
しかし、SharePointには誤削除に備えた2段階のごみ箱機能が用意されており、仕組みを理解しておけば迅速な復元が可能です。

本記事では、SharePointのごみ箱の場所や第1・第2段階のごみ箱の違い、保存期間や容量、復元方法についてわかりやすく解説します。

この記事のポイント：

  • SharePointには「第1段階のごみ箱」と「第2段階のごみ箱」の2段階構造があり、誤削除時の復元性を高めている
  • ごみ箱の保存期間や容量の仕組みを理解することで、データ消失リスクを低減できる
  • ごみ箱からの復元手順を把握することで、利用者からの問い合わせにも迅速に対応できる

SharePointのごみ箱はどこにある？

SharePointで削除したファイルやフォルダーは、まず「第1段階のごみ箱」に移動します。
アクセス方法は以下のとおりです。

  • SharePointサイトを開く
  • 左側メニューの「ごみ箱」を選択
  • 削除済みファイル一覧を確認

サイトによっては左メニューに表示されない場合があります。
その場合は以下を実施します。

  • サイト設定画面を開く
  • 「サイトコンテンツ」を選択
  • 右上付近の「ごみ箱」を選択

削除したファイルが見当たらない場合でも、すぐに完全削除されたとは限りません。
第2段階のごみ箱へ移動している可能性があります。

第1段階のごみ箱と第2段階のごみ箱の違い

SharePointのごみ箱が2段階になっていることを知らない利用者は意外と多いです。
それぞれの役割は以下のとおりです。

第1段階のごみ箱

  • ユーザーがファイルを削除すると最初に移動
  • サイト利用者自身で復元可能
  • 誤操作時に最も利用する場所

第2段階のごみ箱

  • 第1段階のごみ箱から削除されたデータを保存
  • サイトコレクション管理者がアクセス可能
  • より高度な復旧に利用

イメージとしては以下の流れです。

2段階構造になっている理由は、ユーザーが第1段階のごみ箱から誤って削除した場合でも、管理者が復元できるようにするためです。これにより、業務データの消失リスクを抑えられます。

第2段階のごみ箱はどこにある？

第2段階のごみ箱は、第1段階のごみ箱画面からアクセスできます。
主な手順は以下のとおりです。

  • SharePointサイトのごみ箱を開く
  • 画面下部の「第2段階のごみ箱」リンクを選択
  • 削除済みアイテム一覧を確認

第2段階のごみ箱は一般ユーザーでは操作できない場合があります。
権限によっては表示されないため、復元が必要な場合はSharePointサイトコレクション管理者へ相談しましょう。

SharePointのごみ箱の保存期間と容量

SharePointのごみ箱には保存期間があります。
主なポイントは以下のとおりです。

  • 保存期間は削除日から93日間
  • 第1・第2段階のごみ箱を合算した期間
  • 93日経過後は自動削除

また、ごみ箱の容量にも上限があります。

  • 第1段階のごみ箱内のデータはサイト容量として計上される
  • 第2段階のごみ箱は別領域で管理されるが容量上限がある
  • 大容量ファイルの削除が続くと古い削除データが早期に消える場合がある

「ごみ箱に入っているから永久に復元できる」という認識は誤りです。

例えば、設計図、CADデータ、動画ファイルなどの大容量データを頻繁に削除している環境では、本来93日保持されるはずのデータが、「第2段階のごみ箱の容量圧迫」「古いデータの自動削除」によって、93日より前に復元できなくなる可能性があります。

重要なデータは定期的なバックアップや保護対策も検討しましょう。

SharePointのごみ箱から復元する方法

誤って削除したファイルは簡単に復元できます。
復元手順は以下のとおりです。

第1段階のごみ箱からの復元手順

  • SharePointサイトのごみ箱を開く
  • 復元したいアイテムを選択し、画面上部の「復元」をクリック

復元すると削除前の元の場所へ戻ります。
また、第1段階のごみ箱に見当たらない場合は以下を確認します。

第2段階のごみ箱からの復元手順（サイトコレクション管理者のみ）

  • 第1段階のごみ箱の最下部にある「第2段階のごみ箱」をクリック
  • 復元したいアイテムを選択し、「復元」をクリック

利用者から「ファイルが消えた」と相談された際は、まずごみ箱を確認することが重要です。

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よくある質問（FAQ）

Q
 SharePointの削除データは何日間保存されますか？
A

SharePointのごみ箱保存期間は通常93日間です。第1・第2段階のごみ箱を含めた期間となるため、できるだけ早めの復元対応が重要です。

Q
SharePointのごみ箱にないファイルはもう復元できませんか？
A

第1段階のごみ箱に見当たらなくても、第2段階のごみ箱に残っている可能性があります。削除後93日以内であれば、サイトコレクション管理者による復元が可能な場合があります。

Q
 SharePointのごみ箱は自分で空にしても大丈夫ですか？
A

基本的には問題ありません。ただし、第1段階のごみ箱から削除するとデータは第2段階のごみ箱へ移動し、一般ユーザーでは復元できなくなります。他の利用者が誤って削除したファイルでないか、復元依頼が発生する可能性がないかを確認してから削除することをおすすめします。

まとめ

  • SharePointのごみ箱は2段階構造
  • 第1・第2段階のごみ箱から復元可能
  • 保存期間は通常93日間
  • サイトコレクション管理者なら復旧できるケースあり

SharePointのごみ箱機能を理解しておくことで、誤削除によるトラブルに迅速に対応できます。
ファイルが見つからない場合は慌てて再作成する前に、第1段階のごみ箱と第2段階のごみ箱を確認しましょう。運用ルールを整備することで、データ消失リスクの低減にもつながります。

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