SharePoint リストとは？Excelと使い分けながら始める作り方

Microsoft 365を使っていると、Teams、SharePoint、Forms、Planner……と、意外と知らない機能が残っているものです。なかでも「名前は見たことがあるけれど、使ったことはない」に挙がりやすいのが SharePoint リストではないでしょうか。

Excelでも十分回っている業務をわざわざ置き換える必要はありません。ただ、案件の進捗や備品の貸出状況のように「みんなで少しずつ書き足していく情報」については、SharePoint リストのほうが素直に扱えることがあります。

この記事では、SharePoint リストがどんな機能なのか、Excelとどう違うのか、どこからどう作るのかを、追加コストなしで試せる範囲で整理します。

この記事のポイント：

SharePoint リストとは、Microsoft 365に標準で含まれる、ブラウザ上で複数人が同時に編集できるWebベースのデータ管理機能です。列ごとにデータ型を指定でき、「Microsoft Lists」という名称でも提供されています。Listsアプリから作っても、SharePointサイトから作っても、できあがるものは同じです。

見た目はExcelの表に似ていますが、計算や分析ではなく、データを「貯める・共有する・絞り込む」ことに向いています。
SharePointが含まれるMicrosoft 365ライセンスを利用していれば追加費用はかかりません。

ちなみに弊社では、お客様からのお問い合わせ対応の進捗管理をこのリストで運用しています。特別な作り込みはしておらず、「担当者」「状態」「期日」といった列を並べただけのシンプルなものです。

SharePoint リストとよく比較されるのがExcelです。どちらが優れているというわけではなく、それぞれ得意な場面が異なります。

Excelと比較したときのSharePoint リストの特徴

• 入力形式が揃いやすい：列に「日付と時刻」「選択肢」「ユーザー」などの型を指定できるため、書き方のばらつきが起きにくくなります
• 同時に開いても競合しにくい：全員がブラウザで同じデータを見るため、ファイルを開いている人を探す場面が減ります
• 見せ方を切り替えられる：同じデータをリスト／予定表／ギャラリー／ボードの形式で表示でき、担当者ごとに表示列やフィルターを保存できます
• Power Automateと相性がよい：「新しい項目が追加されたらTeamsに通知」といった処理をノーコードで組めます

一方で、複雑な関数を使った集計やグラフ作成、細かい書式調整はExcelのほうがやりやすい場面も多いです。
既存のExcel運用が問題なく回っているなら、無理に動かす必要はありません。貯める場所をリストにして、分析したくなったらExcelに書き出す、という使い分けが現実的でしょう。

SharePoint リストの作成方法は複数ありますが、代表的なものを2つ紹介します。

対象のサイトを開き、上部の「＋新規」→「リスト」を選択します。
この方法で作成すると、そのサイトの中にリストが作られるため、チームや部署で共有する台帳を作るときに向いています。

Microsoft 365のアプリ一覧から「Lists」を開き、「＋新しいリスト」を選択します。
この方法で作成すると、作成時に保存先を選べるので、まず自分用に試したいときや、保存先をあとから決めたいときに便利です。

SharePoint リストは、ゼロから作る方法と、手元のExcelを取り込む方法の2通りがあります。

作成画面で「空白のリスト」を選び、名前と説明を入力して「作成」を押せば、リスト自体はこの時点で完成です。

あとは「＋列の追加」で必要な項目を足していきます。列の種類は、テキスト・選択肢・日付と時刻・ユーザー・数値などから選ぶことができます。
「担当者」はユーザー型、「期日」は日付と時刻型というように、内容に合った型を選ぶのがポイントです。

用途が決まっている場合は、「問題追跡」「イベントの日程」などのテンプレートから作る方法もあります。近いものがあれば流用し、不要な列を消すことで早く目的のリストに近づけます。

すでにExcelで管理している台帳がある場合は、それを取り込んでリスト化することもできます。この場合は事前準備が必要です。

• 手順1：Excelでデータ範囲を選択し、「ホーム」→「テーブルとして書式設定」を実行する
• 手順2：リスト作成画面で「Excel から」を選び、ファイルをアップロードする
• 手順3：取り込むテーブルを選択し、列の型を確認して「作成」をクリックする

テーブル化されていないファイルをリストで取り込もうとすると、「このファイルにはテーブルがありません」と表示され、先に進むことができません。

また、リスト作成に使えるテーブルは最大5,000行まで、CSVからの作成にも対応しています。

最近の変化として、Copilotとの連携にも触れておきます。従来、Microsoft 365 CopilotはSharePoint上のファイルは参照できても、リスト内のデータは対象外でした。これが2026年のアップデートにより、リストを情報源として指定できるようになっています。

ただし、自動で参照してくれるわけではありません。Copilot Chatの入力欄で「＋」→「クラウド ファイルを添付」から対象のリストを選ぶ必要があります。

すぐに活用する予定がなくても、「リストに貯めた情報は後からCopilotで使える」と知っておくと、置き場所を決めるときの判断材料になります。

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