「チームの進捗が見えない」「個人のタスクが漏れてしまう」……。

多くの中小企業の皆様も、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

実はMicrosoft 365には、PlannerとTo Doという2つの似たようなツールが存在します。

本記事では、社内の生産性を劇的に向上させるためのPlannerとTo Doの違いと、具体的な使い分けのポイント、そしてTeams連携について解説します。

この記事のポイント：

  • Plannerは「チームの進捗管理」、To Doは「個人のタスク管理」で使い分けるのが基本
  • Plannerのかんばん方式とグラフ機能で、進捗の可視化とマネジメントが楽になる
  • To DoのOutlook連携と「今日の予定」機能で、個人の漏れと優先順位整理を実現できる

PlannerとTo Doの違いとは？

Microsoft 365のタスク管理において、まず押さえておくべきなのは、それぞれのツールの簡単な特徴です。

● Planner：チーム全体のタスク管理と進捗可視化

Plannerは、プロジェクト単位や部署単位など、「チーム」で動く仕事に特化したツールです。


・かんばん方式： タスクを「バケット」と呼ばれる列で管理し、視覚的に進捗を把握できます。

・進捗チャート： 誰がどれくらいタスクを抱えているか、円グラフや棒グラフで自動集計されます。

・担当者割り当て： 一つのタスクに対して、チームメンバーをアサインできます。

● To Do：個人の自己管理とルーティン消化

一方でTo Doは、「自分専用」の備忘録・タスク管理に特化しています。

・「今日の予定（My Day）」： その日に集中すべきことだけをピックアップして表示できます。

・リマインダー機能： 締め切りや通知設定で、うっかり忘れを防止します。

・Outlook連携： フラグを立てたメールが自動的にタスクとしてリストアップされます。


★ここがポイント！

結論として、「みんなで見守るプロジェクトタスクはPlanner」「自分だけの今日やるべき作業はTo Do」と使い分けるのが正解です。

業務効率を最大化する「Planner」でできること

Plannerを導入すると、これまでExcelやホワイトボードで行っていたタスク管理がデジタル化され、情報の属人化を防げます。

・視覚的な「かんばんボード」で進捗がひと目でわかる

Plannerの最大の特徴は、付箋を貼るような感覚で操作できる「ボード」形式です。「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとにタスクを並べ替えるだけで、チームのボトルネックがすぐに判明します。

・データの自動集計でマネジメントを楽にする

IT担当者にとって嬉しいのが、グラフ機能です。わざわざ会議を開いて進捗を確認しなくても、Plannerの「グラフ」タブを見れば、遅延しているタスクの数や、特定のメンバーに負荷が集中していないかを瞬時に確認できます。

漏れのない仕事を実現する「To Do」でできること

個人のタスク管理が疎かになると、チーム全体の足並みが乱れます。To Doは、個人の生産性を支える最強のパートナーです。

・「今日の予定」機能で優先順位を整理

朝一番に、膨大なタスクの中から「今日これだけは終わらせる」というものを選択。集中すべきポイントが明確になり、仕事のスピードが上がります。

・Outlookと連携

普段メールで利用しているOutlookでフラグを立てたメールが自動でTo Doにタスクとして登録されます。移動時間やちょっとした隙間時間にスマホやPCでフラグを立てたタスクに取り組みましょう。

【応用編】Teamsのタブに追加して生産性をさらに向上

中小企業のIT担当者として、ぜひ社内に推奨していただきたいのが「Teamsとの統合」です。

Plannerは、Microsoft Teamsのチャネル上部に「タブ」として追加することができます。
 

・チャットの流れでタスク化： 会議で決まったことをその場でPlannerに登録

・アプリの切り替え不要： コミュニケーションとタスク管理をTeamsの中で完結


このように、Teamsを「仕事のプラットフォーム」として活用することで、ツール間を行き来するタイムロスが減り、チーム全体の生産性は劇的に向上します。

【事例集】働き方は、ここまで変わる。 導入事例7選

新しい機能を社内に浸透させる過程で、操作に関する問い合わせ対応や独自の運用ルールの乱立にお悩みの管理者様は少なくありません。本資料では、Microsoft 365の導入や運用定着、セキュリティ基盤の構築における実践的な事例集をご用意しました。

・従業員規模別（300名以下・301名以上）の厳選した7つの成功事例をご紹介
・運用ルールの体系化や、社内SNS活用による組織活性化のヒントを収録

Microsoft 365 担当者様の負担軽減と、貴社のスムーズな運用定着を実現する一助としてぜひご活用ください。

▼【Microsoft 365 導入事例】をダウンロードする

まとめ

  • Plannerはチーム単位のプロジェクト管理に、To Doは個人のタスク消化に特化している
  • Plannerのかんばんボードとグラフ機能で、進捗とメンバー負荷をひと目で把握できる
  • To DoのOutlook連携で、フラグ付きメールを自動でタスク化し漏れを防止できる
  • PlannerをTeamsのタブに追加すれば、ツール切り替えなしで業務が完結する

PlannerとTo Doは「競合」ではなく「補完」関係にあるツールです。チームと個人、それぞれの場面で使い分け、Teamsとの統合まで進めることで、社内全体の生産性を大きく引き上げることができます。

貴社のお悩みをお聞かせください

私たちは、数あるクラウドツールの中でもMicrosoft 365に特化して支援を行ってきました。
だからこそ、導入前の検討・設計から、移行、運用、社内への定着まで、企業が「つまずきやすいポイント」を熟知しています。


【例えば、こんなご相談をよくいただきます】

  • 「導入したものの、一部の機能しか使えておらず、もっと業務効率化に活かしたい」
  • 「自社の課題や働き方に合った、最適なライセンスプランや運用ルールを見直したい」
  • 「全社へのツール定着や、情報システム部門の管理負担を軽減する方法を相談したい」


10年以上・350社以上の導入実績をもとに、貴社の課題に寄り添った最適な運用方法をご提案します。
「まずは現状のモヤモヤを聞いてほしい」といった些細なご相談でも構いません。ぜひお気軽にお声がけください。